Message du sous-commissaire

 

Je suis heureux de présenter le Rapport ministériel sur le rendement du Commissariat à la magistrature fédérale Canada pour l’exercice financier se terminant le 31 mars 2016.

 

Le Commissariat à la magistrature fédérale Canada a été créé en 1978 en vertu de la Loi sur les juges afin de fournir un soutien et des services à la magistrature fédérale et de promouvoir l’indépendance judiciaire. Une magistrature indépendante et efficace est essentielle, et nous nous faisons un honneur d’être à l’écoute des besoins de notre clientèle.

 

Au cours du dernier exercice financier, le Commissariat a continué de fournir des services de qualité supérieure à plus de 1 125 juges de nominations fédérale et à près de 965 pensionnés et survivants, dans divers domaines tels que les services financiers, la rémunération et les avantages sociaux, la formation linguistique, la gestion de l'information et de la technologie, et les initiatives de coopération internationale.

Nous avons également continué à servir le ministre de la Justice et les candidats aux postes de juges dans la gestion du processus des comités consultatifs à la magistrature.

Enfin, je désire souligner le professionnalisme et l'engagement du personnel de notre bureau dans son soutien de la magistrature Canadienne. Nous visons continuellement à améliorer nos pratiques afin d'être plus efficients et nous demeurons prêts à relever de nouveaux défis.

Marc A. Giroux
Sous-commissaire

 

 

Les résultats en bref

 

Quelles dépenses ont été faites?

Les dépenses réelles du Commissariat en 2015-2016 s’élevaient à 543 426 832 $.

Qui était concerné?

Le nombre réel d’équivalents temps plein (ETP) au Commissariat en 2015-2016 était de 63.

Résultats – Faits saillants

ü  Mise en œuvre d’un Système de gestion de contenu électronique (GCDOCS)

ü  Appui à la Commission d’examen de la rémunération des juges dont les membres se réunissent tous les quatre ans (Commission quadriennale)

ü  Appui au processus de nomination des juges pour la nomination de 49 juges

ü  Appui aux membres de la magistrature canadienne pour que ceux-ci respectent leurs obligations dans le cadre de projets de réforme judiciaires pluriannuels en Ukraine et en Jamaïque

 

Section I : Survol de l’organisation

Profil de l’organisation

 

Ministre : L’honorable Jody Wilson-Raybould, c.p., c.r., députée

Administrateur général : Marc A. Giroux, sous-commissaire

Portefeuille ministériel : Ministre de la Justice et procureure générale du Canada

Loi habilitante : Loi sur les juges (L.R.C., 1985, c. J-1)

Année d’incorporation ou de création : 1978

Autre :

Des renseignements sur le Conseil canadien de la magistrature, son mandat et ses programmes se trouvent sur son site Web : http://www.ccm-cjc.gc.ca.

 

Contexte organisationnel

 

Raison d’être

Le Commissariat à la magistrature fédérale (CMF) est chargé de fournir des services à la magistrature canadienne et de promouvoir l’indépendance judiciaire. Le ministre de la Justice est responsable de cette organisation.

Responsabilités

L’article 73 de la Loi sur les juges prévoit la création du poste de commissaire à la magistrature fédérale. L’article 74 énonce les attributions du commissaire.

Le commissaire :

·         applique la Partie I de la Loi sur les juges, y compris le versement de traitements, d’indemnités et de pensions aux juges de la Cour d’appel fédérale, de la Cour fédérale et de la Cour canadienne de l’impôt, ainsi qu’aux juges de nomination fédérale des cours supérieures provinciales et territoriales;

·         établit le budget du Conseil canadien de la magistrature et lui fournit des services d’administration et de soutien;

·         Accomplit les missions que le ministre de la Justice lui confie, dans le cadre de sa compétence, pour la bonne administration de la justice au Canada, y compris le fonctionnement du Secrétariat des nominations à la magistrature, le soutien du processus de nomination des juges de la Cour suprême du Canada, la publication du Recueil des décisions des Cours fédérales, la formation linguistique des juges, la coordination des activités des juges en matière de coopération internationale, ainsi que la fourniture d’un soutien à la Commission d’examen de la rémunération des juges.

 

Résultats stratégiques et architecture d’alignement des programmes

• Résultat stratégique: Une magistrature fédérale indépendante et efficace
• 1.1 Programme: Paiements en application de la Loi sur les juges
• 1.2 Programme: Conseil canadien de la magistrature
• 1.3 Programme: Commissariat à la magistrature fédérale Canada
• 1.3.1 Sub-Programme: Services aux juges
• 1.3.2 Sub-Programme: Formation linguistique des juges
• 1.3.3 Sub-Programme: Recueil des décisions des Cours fédérales
• 1.3.4 Sub-Programme: Secrétariat des nominations à la magistrature
• 1.3.5 Sub-Programme: Commission d’examen de la rémunération des juges
• Internal Services

 

 

Environnement opérationnel et analyse des risques

Le gouvernement a pris des initiatives visant à moderniser la paye, à regrouper les services de paye et à moderniser les pensions. Dans le cadre de ces initiatives, une proposition est à l’étude pour que le CMF transfère l’administration des traitements et des pensions des juges à des organismes de services communs. L’étude d’une telle proposition doit tenir compte du mandat et de la mission fondamentale du CMF, qui consiste à protéger l’indépendance de la magistrature fédérale, afin de maintenir la confiance des Canadiens dans notre système judiciaire. Par conséquent, le CMF est en voie d’adopter un éventail de mesures afin d’assurer le renouvellement des systèmes existants et l’alignement sur les processus et les systèmes de portée gouvernementale, tant à l’égard des services aux juges que des contrôles pour assurer l’application prudente des politiques et des règles régissant le paiement des traitements, des indemnités, des avantages sociaux et des pensions des juges.

La technologie et la disponibilité des services et de l’information en ligne auront de plus en plus d’incidence sur les attentes des juges et des clients du CMF en matière de services. Cette situation exercera une pression croissante sur la manière dont les services sont offerts par le CMF, avec un accent mis davantage sur la technologie et les fonctions Web libre-­service. La transition du gouvernement vers une plus grande uniformisation des processus opérationnels organisationnels et des modèles de services partagés poussera également le CMF à mettre à jour ses processus et ses systèmes pour que ceux-ci soient alignés sur les technologies et les outils de l’ensemble du gouvernement. Par le fait même, le CMF doit continuer à protéger l’indépendance de la magistrature fédérale, laquelle est nécessaire pour maintenir la confiance des Canadiens dans notre système judiciaire.

Principaux risques

Risque	Stratégie d’atténuation du risque	Lien avec les programmes de l’organisation
Maintien d’un niveau élevé de soutien et de services aux juges, de manière à protéger et à promouvoir l’indépendance judiciaire, dans le contexte de la centralisation des services communs et des services partagés à l’échelle du gouvernement.	En vertu de la Loi sur les juges, le Commissariat à la magistrature fédérale administre un régime de traitements, d’indemnités et de pensions particulier aux juges de nomination fédérale. Dans le cadre de l’initiative en cours à l’échelle du gouvernement pour centraliser les services communs et les services partagés, on envisage de transférer à un organisme de services communs une partie de l’administration des services essentiels fournis par le CMF. Des discussions sont en cours avec les organismes centraux pour expliquer le mandat du CMF et les conséquences que cette initiative pourrait avoir sur l’indépendance judiciaire et les niveaux de service aux juges.	·         Une magistrature fédérale indépendante et efficace ·         Paiements en application de la Loi sur les juges
Erreurs (p. ex. paiements, listes de postes vacants, approvisionnements).	L’administration du régime particulier prévu par la Loi sur les juges pose des défis, notamment en ce qui a trait à l’interprétation correcte de la loi et au maintien de méthodes uniformes et précises face à un volume élevé de transactions. Les stratégies actuelles de minimisation des risques consistent à faire une vérification complète, à utiliser la technologie pour la gestion des paiements, à former le personnel et à faire un examen régulier des contrôles internes.	·         Une magistrature fédérale indépendante et efficace ·         Paiements en application de la Loi sur les juges ·         Services internes
Fin du soutien aux systèmes existants actuellement utilisés jusqu’à ce qu’une solution à long terme soit développée.	Une fois que la modernisation des systèmes de paye et de pension sera terminée à l’échelle du gouvernement, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ne sera plus en mesure de soutenir le système de pension des juges. SPAC a affecté des fonds pour couvrir les coûts de développement d’un nouveau système et il va continuer de soutenir le CMF jusqu’à ce qu’une nouvelle solution soit mise en place.	·         Une magistrature fédérale indépendante et efficace ·         Paiements en application de la Loi sur les juges
Sécurité et protection des renseignements personnels et des renseignements opérationnels.	Assurer la sécurité et la protection des renseignements personnels des juges constitue un risque majeur étant donné les cybermenaces pesant contre la sécurité des TI. Les mesures d’atténuation comprennent l’évaluation de la menace et des risques en matière de sécurité, l’élaboration et la mise en œuvre de recommandations visant à améliorer la sécurité des TI, l’élaboration d’un cadre de sécurité des TI, la préparation de plans de continuité des activités, l’élaboration et la mise en application de politiques de GI, et le fait de diriger le volume du trafic Internet et du courriel au moyen du Réseau de la Voie de communication protégée fourni par SPAC.	·         Magistrature fédérale ·         Service aux juges

 

Priorités organisationnelles

 

Cadre de contrôle

Description

Mettre en place et maintenir des processus, des mécanismes de contrôles et des pratiques pour assurer une application uniforme et adéquate des politiques et des activités d’administration financière.

 

Type de priorité^[1]   

Priorité nouvelle

Principales initiatives contribuant aux priorités

Initiatives prévues	Date de début	Date de fin	État	Lien avec les programmes de l’organisation
·         Améliorer le processus de contrôle financier et les mécanismes de suivi existants.	Avril 2015	Juin 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Mettre en œuvre la Politique sur le contrôle interne.	Avril 2015	Juin 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Établir un programme de surveillance pour les paiements.	Avril 2015	Juin 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Surveiller le respect des normes de service.	Avril 2015	Juin 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
En 2015-2016, le CMF a mis en place bon nombre de changements visant à améliorer le niveau et la qualité des services fournis et à assurer un alignement avec les politiques et les lignes directrices du Conseil du Trésor du Canada. Parmi ces changements figuraient la mise à jour des politiques et des procédures internes qui portent sur les voyages et l’accueil, l’utilisation des cartes d’achat du gouvernement du Canada et les cartes de voyage ainsi que les listes de vérification pour aider tous les membres du personnel à jouer leur rôle et à assumer leurs responsabilités dans le domaine de la gestion financière et de la rigueur administrative. De la formation a été donnée au personnel, au fur et à mesure de l’adoption de ces changements. Cette initiative encourage une administration prudente des fonds publics. Nous continuons à effectuer toutes les vérifications de paiements et à surveiller le délai d’exécution fixé pour le traitement des paiements et nous prenons des mesures au besoin pour le maintenir.

 

Planification de la relève et gestion des ressources humaines

Description

Effectuer un transfert des connaissances pour les postes clés au sein de l’organisation lorsque des départs sont prévus au cours des 2-3 prochaines années.

 

Type de priorité

Priorité déjà établie.

Principales initiatives contribuant aux priorités

Initiatives prévues	Date de début	Date de fin	État	Lien avec les programmes de l’organisation
·         Déterminer les postes clés.	Avril 2015	Mars 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Concevoir une structure qui facilite la planification de la relève et le perfectionnement du personnel ainsi que la prestation continue de services.	Avril 2015	Mars 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Consigner dans un document les processus et procédures liés aux activités de ces postes.	Avril 2015	Mars 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Élaborer une stratégie en matière de dotation pour chaque poste.	Avril 2015	Mars 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Préparer un programme de perfectionnement /d’apprentissage pour que les nouveaux employés puissent acquérir les habiletés et les connaissances des titulaires actuels.	Avril 2015	Mars 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
·         Offrir du mentorat et de l’encadrement à long terme.	Avril 2015	Mars 2017	En cours	Programme 1.3 : Commissariat à la magistrature fédérale Canada
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
Étant donné sa petite taille, le CMF a un petit groupe de gestionnaires experts et de membres clés du personnel. Le départ ou le départ à la retraite des cadres supérieurs et des membres clés du personnel peut générer un risque majeur pour l’organisation étant donné les connaissances spécialisées requises pour offrir les services et les programmes du CMF. Le CMF a déterminé les principaux postes à risque. Le CMF a continué de consigner dans un document les processus et procédures liés aux activités de ces postes. La prochaine étape consiste à passer en revue les compétences requises pour chaque poste, à élaborer des stratégies en matière de dotation/recrutement pour chaque poste, et à préparer des programmes de perfectionnement/d’apprentissage pour que les nouveaux employés puissent acquérir les habiletés et les connaissances des titulaires actuels.

 

Gestion de l’information

Description

La gestion, la conservation et la repérabilité de l’information du CMF utilisée pour appuyer la prestation de services à la magistrature canadienne.

 

Type de priorité  

Priorité déjà établie.

Principales initiatives contribuant aux priorités

Initiatives prévues	Date de début	Date de fin	État	Lien avec les programmes de l’organisation
·         Terminer la mise en œuvre d’un outil de gestion du contenu électronique qui appuie la structure des dossiers mise à jour, les périodes de conservation et les exigences en matière de sécurité pour toutes les ressources documentaires à valeur opérationnelle.	Janvier 2015	Juin 2016	Terminé	Programme 1.3 : Bureau du commissaire à la magistrature fédérale
·         Créer un Cadre de gestion de l’information.	Janvier 2016	Juin 2016	Terminé	Programme 1.3 : Bureau du commissaire à la magistrature fédérale
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
Le CMF a mené à bien la consignation des ressources documentaires à valeur opérationnelle, la mise en œuvre d’un système de gestion du contenu électronique et la création d’un Cadre de gestion de l’information qui présente la gouvernance, les politiques et les procédures en matière de GI auxquelles doivent adhérer tous les membres du Bureau. Le CMF se concentre maintenant sur les initiatives d’amélioration continue telles que le nettoyage continu des dossiers physiques et électroniques et la mise hors services des anciens dépôts d’information numériques.

 

Modernisation des processus et des outils du CMF

Description

La simplification et la modernisation des pratiques opérationnelles du CMF, des processus et des technologies dans le cadre d’un plan de modernisation global qui se déroulera sur un horizon de trois ans et plus.

 

Type de priorité  

Priorité nouvelle.

Principales initiatives contribuant aux priorités

Initiatives prévues	Date de début	Date de fin	Statut	Lien avec les programmes de l’organisation
·         Moderniser le système JUDICOM (utilisé par les juges aux fins de la collaboration et de la communication sécurisée) et les applications Web internes qui appuient les services et les programmes organisationnels du CMF.	Janvier 2016	Mars 2017	En cours	Sous-programme 1.3.1 : Services aux juges
·         Continuer de simplifier le processus de publication et de réaliser des gains d’efficience.	Avril 2014	Mars 2017	En cours	Sous-programme 1.3.1 : Services aux juges
Progrès réalisés pour atteindre la priorité
Le CMF a mis en place une solution Web moderne afin de remplacer l’ancien système Judicom et s’efforce actuellement d’intégrer les utilisateurs. La création d’une nouvelle application Web visant à remplacer le système interne qui appuie actuellement les services et les programmes organisationnels du CMF va bon train. La section du Recueil des décisions des Cours fédérales a continué d’améliorer ses délais de publication, permettant ainsi un accès opportun aux décisions publiées dans le Recueil officiel. En effet, comparativement à l’exercice 2014–2015, le délai de publication moyen des versions papier du Recueil a diminué de près de 35 %, et le délai relatif à la publication de nouvelles décisions sur le site Web a chuté de près de 50 %. Des progrès ont aussi été réalisés cette année grâce à la création de nouvelles macros destinées à automatiser la préparation des tableaux apparaissant dans le Recueil. Au cours des prochaines années, la mise en œuvre du système de gestion des documents électroniques (GC DOCS) contribuera à simplifier le processus de publication, notamment en facilitant le contrôle des versions et l’échange de documents. Également, on utilisera davantage les hyperliens vers les décisions qui sont fournis dans la version en ligne du Recueil. Les problèmes liés à la mise en page des anciennes décisions publiées en ligne seront réglés. Et la section commencera à publier elle-même ses décisions sur le Web, ce qui lui permettra d’améliorer continuellement la publication en ligne en apportant des changements au besoin.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur les priorités organisationnelles, veuillez consulter la Lettre de mandat de la ministre.